英语商务信函写作有哪些风格

1. 商务英语的文体风格

请参考下面这篇文章：

商务英语文体风格和语言特点研究
廖 瑛
摘要：商务英语，如商务信函、协议、合同、广告、单证和商务演说词等，均属于应用文体的范畴，尽管各有其自身的特点，但各类应用文还有其共同的文体风格。本文从选词、造句，构建有效段落和篇章结构等方面论述商务英语精辟、简练的文体风格和语言特点，但愿有助于国际商务工作者提高使用得体英语的能力。
关键词：商务英语；文体风格；语言特点
Abstract: Business English, such as business letters, agreements, contracts, advertisements, documents and business speech, belongs to the category of practical writings. Although they each have their indivial style, all kinds of practical writings have their common styles. This paper is to discuss the incisive writing styles and pithy language features from the use of the words and expressions, the making of sentences, the structure of effective paragraphs and the pieces of writings, hoping to improve the international business workers’ ability to use appropriate English.
Key words: Business English; styles of writing; features in language
1. 引言
运用某种语言进行交际时，不仅要懂得使用它的语法规则去构成句子，而且要根据不同的语境选择相应的文体，才能运用得体，收到良好的交际效果。中国人在学习英语的过程中，往往因缺乏“文体意识”（stylistic awareness）或者说缺乏“文体洞察力”（stylistic insight）而造成语域(register)误用。所谓“语域”，指的是语言运用的场合。“场合主要是社会场合”(王佐良，丁往道，1987)。然而，社会之大，场合之多，不可胜数。如若缺乏文体分析的能力(stylistic competence)，语域误用也就在所难免。韩礼德说“选择错误的语域， 混淆不同的语域，是外国人学习另一种语言时最常犯的错误”(Halliday, 1973)，就是这个道理。本文首先根据现代语言学的理论去探讨文体知识在商务语境中的应用，然后从选词、造句、构造有效段落和篇章结构等方面论述商务英语精辟、简明的文体风格和语言特点。
2. 语言学与商务英语文体形成的关系
文体学是一门运用现代语言学理论和方法研究文体的科学(秦秀白，2000)，是一门研究语言的表达效果的学问。人们一般认为它渊源于古希腊的修辞学，20世纪初，形成了文体学。随着现代语言学理论的发展，特别是20世纪60年代社会语言学的兴起，促进了文体学的发展。它依据现代语言学的原理，对语言的各类文体进行调查和描述，首先将注意力放在口语，后来进而研究各类书面语，如科技文章、法律文书和商业广告用语等。20世纪70年代，韩礼德在他的系统功能文体学模式里，主张把语言连同社会和人一起加以考察和研究，提出了“语域”理论。可以说，韩氏的功能主义理论为现代文体学的研究奠定了理论基础，语言对场合的适合性(appropriateness)成了现代文体学讨论的中心问题。其实，韩礼德的“语域”是指使用特有的一种语言(如科技英语、商务英语)的社会文化群体。由于使用目的和场合的不同而产生了语域的变异。韩礼德还认为语域变异的标记是语言材料，这标记可以表现在词汇方面，也可以表现在语法方面，它们随着语域的变化而变化。由此可以推及商务英语是商务文化群体中所特有的一种英语，是现代英语的一种功能变体，其与普通英语(English for general purpose)的差异，不仅表现在目的和意义方面，而且表现在词语用法、句子组成和篇章的构建方面，这是国际商务工作者之间长期交际的结果。商务英语涉及到营销学、经济学、金融学、会计学、法学和管理学等许多边缘学科的知识，商务活动涉及到对外贸易、技术引进、招商引资、对外劳务承包、商务谈判、经贸合同、银行托收、国际支付与结算、涉外保险、国际旅游、海外投资、国际运输等范围。因此，商务文化群体是一个庞大的社会群体。“据统计，全世界16亿以英语为第一语言，第二语言或外语的人群中，几乎90%的人每天都在与商贸英语打交道”(刘法公，2000)。这个庞大的社会群体及英语在这个社会群体的交际过程中产生的语域变异应当引起语言研究工作者的注意，应从现代文体学的观点出发，针对这种变异的规律和结果，做一些有益于人们迅速掌握、正确使用商务英语的研究。
3．词语选用得体，表达力求清楚。
语言学家认为，词与文体紧密相关。商务英语属于实用文体，其内容和读者有很强的针对性。为了使读者一目了然，不存疑问，“应用文必须语言简洁，直接了断，条理清楚”，而且“文体较为正式，不求虚饰，不容自由挥洒(陈然，1999)。因此，无论是书写商务信函，草拟商务文件，还是进行商务谈判，词语选用除了正确、得体之外，还力求简单明了。这就形成了商务英语用词简练的文风。
3-1 长话短说，避免啰嗦
在商人眼里，商场就是战场，时间就是金钱。因此，在商务这一“语域“中，所有社会文化群体的成员，都达成了一个共识，或者说形成了一个概念：商务语言必须言简意明，即长话短说，避免啰嗦。例如
不用啰嗦表达法 应用简明表达法
1. at this time (此时，现在) → now
2. a draft in the amount of $2 000
(金额为2,000美元的汇票) → a draft for $2 000
3. enclosed herewith (兹附上) → here
4. endorse on the back of this check (背书) → endorse this check
5. in accordance with your request
(按你方要求) → as your request
6. for the price of $500 (价500美元) → for $500 美元
7. make inquiry regarding (要求) → inquire
8. under separate cover (另函寄出) → separately
诸如此类例子，商务英语中比比皆是。由此可见，词语选用以言简意明为准则，是商务英语的主要文体风格和写作特点之一。
3-2 商业术语，言简意明
各体英语各有典型的表达方式，商务英语也一样。“例如一份商业合同、一份消费品的保修单、一样工具的说明书、一张表格的填写、指示等等都有它特殊的写法，不熟悉就不易看懂”(王佐良，丁往道，1987)。商务英语在长期的使用过程中，为了表达方便，节约时间，形成了一系列的商业术语(commercial terms)。如：
CIF (Cost, Insurance and Freight) 是价格术语，表示“到岸价”
O/C (Outward Collection) 是贸易术语，表示“进口托收”
B/D (Bank Draft) 是金融术语，表示“银行汇票”
GDP (Gross Domestic Proct) 是经济学术语，表示“国内生产总值”
CPI (Consumer Price Index) 是营销学、经济学术语，表示“消费(品)价格指数”
C/A (Current Account) 是会计学术语，表示“往来账户”
TPND (Theft pilferage and Non-Delivery) 是贸易、保险术语，表示“盗窃及不能交货险”
如此等等，不胜枚举。频繁使用商业术语，是商务英语典型的文体风格和语言特点。这些商业术语言简意明，容易记忆，使用方便，不仅仅是某个词组的缩写，而且含义丰富，涉及到许多边缘学科的知识。如CIF，不仅代表了订价的条件，而且暗示了买卖双方的权力和义务，含有CIF这一术语的句子，像Please quote your lowest price CIFC3 Shanghai只有商务这一社会群体的成员才能理解其真正的内在含义。
3-3 语言朴实无华，毫无矫揉做作。
语言的精练还体现在语言朴实无华，毫无矫揉做作，尽力避免那些陈旧笼统的商业术语或套话(commercial jargons)，而用简明的现代英语来表达。.例如：
不用 而用
We are in receipt of…(兹收到) → We have received…
We leg (have) to acknowledge (兹收到) → Thank you for…
This is to inform you of … (兹通知贵方) → Pleased to tell you.
Please be advised that…(兹通知贵方) → (omitted)
Express my heartfelt gratitude to you for (衷心感谢)→ Thank you for…
试比较下列两句：
① Please be advised that we have received your invoice No. 248..
兹通知贵方，248号发票已收到。
② Your invoice No. 248 has been received.
贵方248号发票已收到。
很明显，第①句用了笼统陈旧的毫无意义的商业术语，显得文过饰非，矫揉做作，不适合商务这一语域；而第②句开门见山、直截了当、朴实无华、简明易懂，适合商务场合的特定要求。
4. 句子精练，表达有效
从文体分析的角度来看，所谓句子精练、表达有效，不仅要选词简明，语法正确，重要的还是要用得得体。因为“文体分析有别于语法分析(grammatical analysis)。语法分析有规则可循，受规则制约(rule-governed)；文体分析无规则可循，受原则制约(principle-governed)”，文体分析“都是以特定的语境和文本作者的意图为依据的”(秦秀白，2000)，同一词语在不同的语域里也许产生不同的文体效果。例如：
All offers by telex are open for five days.
这句话在商务语域里，意思是“所有电传开盘五天内有效”，“offer”译为“开盘”、“报盘”，“be open”译为“有效”，具有商务语域的特殊语言特点和精僻的文风，而用在文学语域里，其意义就大相径庭了。又如：
Please rush your L/C lest the shipment may not be delayed.
写信人的意思是“请速开证，以免耽搁装运”。但原句中“lest”一词，文学气味太浓，不宜用于商务这一“语域”中，因为商务文体并非文学文体(literary style)。但可以改“lest”为“so that…”，“in order that…”，或者“for fear that…”，即将原句改为：
Please rush your L/C in order that the shipment may not be delayed.
精练有效的句子与字数的多少、语句的精练有关。在商务文体中，除合同中含有较长的句子外，其他商务信函、文书等句子的平均长度常为10—20个词，不超过30个词，尽量去悼那些可有可无的词语。例如：
We would like to know whether you would allow us to extend the time of shipment for 20 days and if you would be so kind as to allow us to do so, kindly give us your reply by fax without delay.
本句共42词，大意为：我们很想知道你们是否容许我们将交货时间延期20天。表达上过分客气，使得句子冗长不清。而且“to extend the time of shipment for 20 days”意义含糊，这无疑是一个对商务英语文体风格不太熟悉的作者所写。为了利用有限的字数进行有效的表达，本句可以精简为：
Please reply by fax immediately if you will allow us to delay the shipment until April 21.
如同意我方把交货时间延期至4月21日，请速电复。
全文只用17个词，就把问题说得清清楚楚，可谓文笔精僻，语言简练。
5. 逻辑合理，意义连贯
批评语言学家Roger Fowler et al (1979)、Robert Hodge & Gunther Kress (1993)等认为，语言表述结构是以意识形态为根据的。一定的社会、文化群体，以及从事的相关活动，具有较为固定的语言表述方式。商务英语也有其固定的语言表达方式，它的语篇结构逻辑合理、意义连贯。所谓逻辑合理，包括句子结构合理，段落安排合理，语篇思维合理。所谓意义连贯，即句与句之间语义连贯，段与段之间内容连贯，上下文之间思路连贯。例如，要写一封对未按期交货的投诉信，应先根据表达顺序列出大纲：首段要提及供应商的承诺；第二段要说明对方没有履行诺言；第三段要申述违约对你造成的损失；第四段提出索赔，最后一段希望理赔。运用这种“问题—解决型”(Problem-Solution Pattern)，即先综合后分析的语篇思维模式作指导，可以写出如下简明扼要、逻辑严密的信函：
Dear Sirs,
Our Order No. 2468
Your S/C No. 9501
We wish to refer to our Order No. 2468 and your S/C No. 9501, in which you promised to ship the goods we ordered in the middle of June and send them to Shanghai Port by the end of June.
But we’d like to call your attention to the fact that up to now, no news has come from you about the shipment under the captioned Order and S/C.
As we said, July is the season for this commodity in our market, and the time of delivery is a matter of great importance to us. The delay of your shipment made us lose US $200 000.
Under such circumstance, we have to lodge a claim of US $100 000 with you.
We feel sure that you will give our claim your most favourable consideration and let us have your settlement at an early date.
Yours faithfully,
6. 结语
商务英语文体研究还是一个新兴的领域。然而，我坚信它是一个蓬勃发展的领域。因为商务英语使用人员多，涉及范围广，应用价值高。无论是商务信函的写作、经济合同、商务文书的草拟、商业单证的填制、产品说明书的翻译、贸易谈判中的争论，还是经济案例的申诉、仲裁与判决，都离不开商务英语。据统计，目前，我国国际经济法类的律师90%以上上不了法庭辩护，看不懂或者说写不好国际经贸文书，主要是英语不过关，不熟悉商务英语的文体风格及与商务有关的众多边缘学科的知识。然而，随着全球经济一体化的形成和中国加入WTO，这种现象再也不能继续下去了。今天学习英语，“其目的非常明确，即掌握英语这个交际工具来获取重要的信息，尤其是经济、政治、军事等领域里的信息。往日的欣赏性的语言学习已满足不了这种需求，面对日益深化的交际活动，英语教学与某一专业或某门学科相结合已势在必行。”(陈莉萍，2000)。
社会语言学的兴起，肯定了语言的社会属性和交际功能；有关语体、语域方面的研究结果表明了特定的交际环境、特定的交际对象、特定的交际主题对语言的使用范围、方式和风格会产生特定的影响。由此可以推及，在商务这一社会人群中，围绕商务这一主题，用英语进行交际会对英语的使用产生特定的影响，即形成具有独特的文体风格和表达方式的商务英语。前面已经提到，这类问题已引起国内外许多著名的语言学家的注意，他们在这方面做出了许多精僻的论述。我坚信，还会引起每个语言学习者的注意，因为他们知道语言的社会功能就是交际，学习语言不是去欣赏皇帝的新衣。

2. 现代商务英语书信的写作风格和语法特点需要哪些参考书

3. 英语的写作特色一般有哪些

分析文章好来不好,可以从自以下几个方面入手.一,语法.这是最简单的部分,通俗的说就是看有没有语法错误,比方说是不是没有注意到人称的变化,单复数等等.第二,流畅度,或者说逻辑.就是看看译过来的文章是不是前言不搭后语,我感觉国外的很多名著,像钢铁是怎样炼成的,羊脂球等等翻译的都是颠三倒四,一句话重复好多遍,很不地道!第三,修辞.这个就稍微专业一点了,比方说最简单的：he is an animal !（他是个禽兽!）这是个典型的metapher 的句子,还有种种类似于排比啊,明喻啊,拟人啊,等等吧,就凑字数上来说你也可以多举一些例子的.第四,最后可以写写你对这篇文章的整体感受,比方是写对欧洲古典文化的描述,可以写写你对欧洲古典文化的看法等等,好了,就写到这里吧,希望对你有所帮助!

4. 英文商务书信的基本格式

一、格式

1、如果信的内容比较长，会超过一页，那就换一张纸继续打下去，但是不要加入信头，而是用空白、纸质好的白纸。

第二页都要在页面顶端写上收件人的姓名、页数和日期，也可以加上参考文号或主旨。可以把所有这些信息都靠左对齐，或是把姓名靠左对齐，页数打在中央，日期则靠右，然后空三行，继续信的内容。

2、商务信函结束语（Complimentary Close）结束语是写信人表示自己对收信人的一种谦称，只占一行，低于正文一二行，从信纸的中间或偏右的地方开始写。第一个词的开头字母要大写，末尾用逗号。结束语视写信人与收信人的关系而定。

二.范文

Dear Mr. Zhang,

We acknowledge your mail of April 10.

We should have contacted with you earlier, but, unfortunately, we have been working to meet a deadline.

We have not yet made any decision, but we think we may be able to arrive at one at the end of this weekend. We will let you know the result when it is reached.

Yours sincerely,

ABC Company

(4)英语商务信函写作有哪些风格扩展阅读:

常见的英文信函

1、缩进式缩进式是传统的格式，信函内正文每段起首向右缩写。现在已经基本不用这种格式了。

2、齐头式齐头式是现代改进的格式又叫垂直式，日期、封内地址、称呼、正文、结尾敬语及签署等的每一行起首靠左边，排列整齐，不向右缩进。

3、改良齐头式结合了缩进式与齐头式的特点：①段落首行齐头，新段落与左边界齐头，如同齐头式。②寄件人地址、日期、结尾敬辞和签名都缩排，如同缩排式。

5. 商务信函的写作特点有哪些

[商务信函的写作特点]商务信函的写作特点写作商务信函并不要求您使用华丽优美的词句，
商务信函的写作特点
。所有您需要做的就是，用简单朴实的语言，准确的表达自己的意思，让对方可以非常清楚的了解您想说什么。围绕这一点，我们总结了几方面的内容，希望对您写作商务信函有借鉴作用。
口语化
每一封信函的往来，都是您跟收信人彼此之间的一次交流。人都是感性的，所以您需要在您的信函里体现感性的一面。然而很多人都有一种误解，以为写作商务信函就应该用一种特殊的“生意腔”，于是把一封本来应该是热情而友好的信函写得呆板而死气沉沉。他们宁愿写“your letter has been received”，“your complaint is being looked into”而不是“i have received your letter”或者“we are looking into your complaint”。其实我们简单的来理解一下，每次信函的往来不就是跟对方进行了一次交谈吗？只不过是把交谈的内容写到了纸上而已。多用一些简单明了的语句，用我/我们做主语，这样才能让我们的信函读起来热情，友好，就象两个朋友之间的谈话那样简单，自然，人性化。
想象一下，如果您由于无法准时交货而在电话上跟您的合作伙伴表示歉意时，您会怎么说？我想您会说“i am sorry we cannot deliver the goods today”。 既然在电话中您会这样说，为什么在信件中要改成“it is regretted that goods cannot be delivered today”？放弃这种所谓的“生意腔”吧，让您的信也象谈话那样简单，自然，人性化。
语气语调
由于您写的信函都是有其目的性的，所以您信函里所采用的语气语调也应该符合您的目的。在写之前先不妨仔细考虑一下，您写这封信函是想达到一个什么样的目的，您希望对收信人产生一种怎样的影响呢？是歉意的，劝说性的，还是坚决的，要求性的。这完全可以通过信函中的语气语调来表现。
真诚
不管是生活中的交往还是生意上的合作，真诚是最重要也是最基础的，所以您的信函也必须能够充分体现您的真诚。不管说什么，都要带着您的诚意去说。把写好的信函拿起来读一遍，确保如果此时对方正在电话中与您通话，他一定能够感受到您的自然和真诚。
直接
跟您一样，您的合作伙伴们每天都要阅读大量信函文件。所以，信函一定要写得简明扼要，短小精悍，切中要点。如果是不符合主题或者对信函的目的不能产生利益的内容，请毫不留情的舍弃它们。因为这些内容不仅不能使交流通畅，反而会混淆视听，非但不能让读者感兴趣，反而会让他们恼火，产生反感。
礼貌
我们这里所说的礼貌，并不是简单用一些礼貌用语比如your kind inquiry, your esteemed order等就可以的，
而是要体现一种为他人考虑，多体谅对方心情和处境的态度。如果本着这样的态度去跟别人交流，那么就算您这次拒绝了对方的要求，也不会因此失去这个朋友，不会影响今后合作的机会。

特别要注意，当双方观点不能统一时，我们首先要理解并尊重对方的观点。如果对方的建议不合理或者对您的指责不公平时，请表现一下您的高姿态，您可以据理力争，说明您的观点，但注意要讲究礼节礼貌，避免用冒犯性的语言。
还要提醒一点，中国人有句话叫做“过犹不及”。任何事情，一旦过了头，效果反而不好。礼貌过了头，可能会变成阿谀奉承，真诚过了头，也会变成天真幼稚。所以最关键的还是要把握好“度”，才能达到预期的效果。

6. 商务英语信函语言有哪些特点

清晰，简洁，正确，具体，礼貌，完整，体贴（注：这是所学过的《外经贸英语函电》里的商务信函写作的七个原则，我认为它应该也是语言特点）

7. 英语作文写作风格有哪些

845480066，软文写作没有一定的知识功底是写不出来好文章的，我是找他写的，最前面就是扣维来的。

8. 英语商务信函 通常有几种格式format，分别是什么

有两种 齐头式和斜列式 不过通常采用齐头式书写商务信函

9. 商务信函写作格式英文

（一）起始用语
A.建立贸易关系
1.我们愿与贵公司建立商务关系。
2.我们希望与您建立业务往来。
3.我公司经营电子产品的进出口业务，希望与贵方建立商务关系。
例句：
1.We are willing to eatablish trade relations with your company.
2.Please allow us to express our hope of opening an account with you.
3.This corporation is specialized in handing the import and export business in electronic procts and wishes to enter into business relations with you.

B.自我推荐
1.请容我们自我介绍，我们是……首屈一指的贸易公司。
2.本公司经营这项业务已多年，并享有很高的国际信誉。
3.我们的产品质量一流，我们的客户一直把本公司视为最可信赖的公司。
例句：
1.Let us introce ourselves as a leading trading firm in…
2.Our company has been in this line of business for many years and enjoys high
international prestige.
3.Our procts are of very good quality and our firm is always regarded by our
customers as the most reliable one.
C.推销产品
1.我们从……获知贵公司的名称，不知贵公司对这一系列的产品是否有兴趣。
2.我们新研制的……已推出上市，特此奉告。
3.我们盼望能成为贵公司的……供应商。
4.我们的新产品刚刚推出上市，相信您乐于知道。
5.相认您对本公司新出品的……会感兴趣。
例句：
1.Your name has been given by…and we like to inquire whether you are interested
in these lines.
2.We are pleased to inform you that we have just marketed our newly-developed….
3.We are pleased to get in touch with you for the supply of….
4.You will be interested to hear that we have just marketed our new proct.
5.You will be interested in our new proct…….
D.索取资料
1.我们对贵方的新产品……甚感兴趣，希望能寄来贵公司的产品目录及价目表。
2.我们从纽约时报上看到贵公司的广告，但愿能收到产品的价目表及详细资料。
3.获知贵公司有……已上市，希望能赐寄完整的详细资料。
4.如蒙赐寄贵公司新产品的详细资料，我们将深表感激。
5.如蒙赐寄有关……的样品和价目表，我们将甚为感激。
例句：
1.We are interested in your new proct…and shall be pleased to have a catalog and price list.
2.We have seen your advertisement in The New York Times and should be glad to have your price lists and details of your terms.
3.We hear that you have put…on the market and should be glad to have full details.
4.We should appreciate full particulars of your newly developed proct.
5.We should be obliged if you would send us patterns (or samples)and price lists of your….
E.寄发资料
1.很高兴寄你一邮包，内装……
2.欣寄我方目录，提供我方各类产品的详细情况。
3.欣然奉上我方产品样品，在贵方展厅展出。
4.为使贵方对我方各种款式的手工艺品有一初步了解，今航邮奉上我方目录和
一些样品资料，供您们参考。
例句：
1.We are pleased to send you by parcel post a package containing…
2.We have pleasures in sending you our catalogue, which gives full information
about our various procts.
3.We should be pleased to let you have samples to give a demonstration at your premises.
4.In order to give you some idea of various qualities of handicrafts we carry, we have pleasure in forwarding you by airmail one catalogue and a few sample books for your perusal.

F.附寄资料
1.随函附上本公司新出品的……样品，请查收。
2.随函附上购货合同第××号两份，希查收，谅无误。请会签并退我方一份备案。
3.我们很高兴地附上询价单第××号，请贵方报离岸价格。
4.我们确认向贵方购买……,随函附上订单确认书供参照。
例句：
1.You will find enclosed with this letter a sample of new….
2.Enclosed please find two copies of Purchase Contract No.…，which we trust will be found in order.Kindly sign and return one for our file.
3.We have pleasure in enclosing our file.
4.We confirm having purchased from you ….A confirmation order is enclosed for
your reference.
G.请求做代理商
1.我们深盼与英国公司接洽，希望成为其销售代理商之一。
2.如蒙考虑担任销售你们……代理商，我们将十分高兴。
例句：
1.We are anxious to contact some British firms with a view to acting as their
selling angents.
2.We should be glad if you would consider our application to act as agents
for the sale of your….

H.请求报价
1.兹函请提供……的报价。
2.请将定期供应……之报价赐知。
3.请将下列货品的最低价格赐知。
例句：
1.We are writing to invite quotations for the supply of….
2.Please let us have a quotation for the regular supply for….
3.Kindly quote us your lowest prices for the goods listed below.

I.询价
1.随函寄上询价单一份。
2.如果贵方对……感兴趣，请告具体询价。
3.一收到贵方具体询价单，我方马上航空邮上样品册并报价。
例句：
1.We are enclosing here with an inquiry sheet.
2.If you are interested in our…,please let us know with a specific inquiry.
3.Quotations and sample books will be airmailed to you upon receipt of your
specific inquiry.
J.价格
1.我们发现你方报价比我们从其他地方收到的略为偏高，请你方降价，以适应竞争。
2.我们很抱歉地通知你方价格无竞争力，若贵方能降低价格，使我方可接受的话，我们仍对交易感兴趣。
例句：
1.We find your quotation slightly higher than those we have received from
other sources,and ask you to rece your price to meet the competition.
2.We're sorry to inform you that your price has been found uncompetitive,
but we're still interested in doing business if you can bring down your
price to a level acceptable.